Laatst kreeg ik vragen van een actieve vrijwilliger naar aanleiding van mijn opmerking dat SMART werken dodelijk is voor je community. Wat versta ik dan onder SMART werken? Welke aspecten van SMART werken kunnen wel en wat is schadelijk voor een bruisproces? Hoe vermijd je het beste de valkuilen van SMART werken? Hoe ga je om met overheden die gewend zijn SMART te denken en te werken?
De afkorting SMART staat voor Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch en Tijdgebonden en wordt vooral gebruikt binnen projectmatig werken. Het kan een handig hulpmiddel zijn om je project te definiëren. Met een SMART aanpak denk je dat je een vooraf bedacht goed resultaat krijgt. Met een minder SMART en meer organische aanpak, krijg je een resultaat wat vaak nog beter is, want je kunt tot laat in de uitvoering aanpassingen doorvoeren. Ook het eigenaarschap is bij een organische aanpak beter verankerd. Dat is belangrijk voor het vervolg van je project.
Ik kan dit het beste illustreren aan de hand van het voorbeeld van GOUDasfalt. Burgerinitiatief GOUDasfalt is gestart met een inspirerende visie op het terrein van de Asfaltcentrale in Gouda om te laten zien wat er allemaal mogelijk is. Dit is beschreven en geïllustreerd in het ‘bidbook’ Samen maken we de stad. Ook zijn in die visie de belangrijkste waarden vastgelegd die ze op en met het terrein willen creëren. Gaandeweg wordt het terrein ingevuld in co-creatie met alle betrokkenen. Vanaf dag één dat de initiatiefgroep de sleutels kreeg van het terrein zijn concrete acties gestart zoals het schoonmaken van het terrein en het planten van bomen. Daarbij wordt veel gewerkt met wat zich aandient. Zo schonk een politieke partij zestig appelbomen en die vormen nu een boomgaard. Iemand kon een loods krijgen en nu staat deze blauwe loods op terrein. Er is een veerpontje gecrowdfund en dit vaart nu heen en weer. De gemeente bood onlangs een grote partij grond aan en nu wordt dit gebruikt om een groene wal te maken rond het terrein. Ook de bestaande gebouwen en installaties zijn opgenomen en hergebruikt op het terrein. Inmiddels zijn een stuk of tien ondernemers op het terrein actief en meer dan 200 vrijwilligers helpen mee.
Toen burgerinitiatief GOUDasfalt de plannen indiende voor het terrein was er ook een alternatief plan van Goudse ontwikkelaars. Zij wilden alles kaal maken, 6 miljoen investeren en hadden een kant-en-klaar plan voor de invulling. Reuze SMART, maar zonder enige betrokkenheid van de stad.
De gemeente Gouda heeft gekozen voor het plan van burgerinitiatief GOUDasfalt, juist vanwege de betrokkenheid van een grote groep mensen uit de stad. Dus vanwege de maatschappelijke meerwaarde. Stichting GOUDasfalt moest van de gemeente ook binnen een jaar een SMART business case neerleggen om aan te tonen dat ze het kunnen exploiteren. Dit is gelukt.
Ook een deelproject kan best SMART uitgewerkt zijn. Om terug te komen op het voorbeeld van de blauwe loods. Hier moest een bouwvergunning voor aangevraagd worden, er was geld nodig voor materialen en fundering, er werd een planning gemaakt. Er was behoefte aan duidelijke kaders en afspraken, anders kon er helemaal niet gebouwd worden.
Maar in het begin van een project is het belangrijk om stil te staan bij de ‘why’, wat wil je met elkaar creëren en waarom? Wie wil je hierbij betrekken en hoe zorg je dat iedereen mee kan denken, inbreng kan leveren en zich betrokken voelt? Zo zijn de betrokkenen bij GOUDasfalt ter inspiratie bij andere vergelijkbare projecten gaan kijken. Bij 
workshops en ‘stadslabs’ kon iedereen mee denken. Bij opschoon- en plantacties kon iedereen de handen uit de mouwen steken. Bij community building werk je vaak met een globaal eindresultaat en steeds een concrete eerstvolgende stap.
Ook de overheid is volop bezig om andere manieren van werken toe te passen. Participatie is een van de pijlers onder de nieuwe omgevingswet. De tijd is voorbij dat plannen en projecten achter het bureau van een ambtenaar worden bedacht (al realiseert nog niet iedereen zich dit….). Oude systemen brokkelen langzaam af en maken plaats voor nieuwe werkwijzen. Van top-down naar bottom-up en van verticaal naar horizontaal. Dat betekent sturen op het proces in plaats van op de inhoud en aansluiten bij wat zich aandient.
Zoek binnen de overheid samenwerkingspartners die openstaan voor leren en experimenteren. Samen het avontuur aangaan! Niet zo SMART, wel zo leuk!
