Van mensen die activiteiten organiseren, hoor ik regelmatig de vraag: ‘Zullen we het wel door laten gaan?’
Vol goede moed heb je iets gepland, maar als puntje bij paaltje komt zijn er allerlei redenen om te gaan twijfelen:
- Er zijn nog zo weinig aanmeldingen
- Het komt me niet zo goed uit
- Zijn er genoeg vrijwilligers om te helpen op die dag?
- Komen we uit de kosten?
- Gaat het lukken?
- Het weer gooit roet in het eten.
En dan besluit je de activiteit, waar vaak al heel wat voorbereiding in zit, af te blazen. Je laat de mensen die het aangaat weten dat het niet doorgaat en misschien voel je je wel opgelucht dat er een last van je schouders is gevallen. Maar het kan ook onbevredigend voelen en aan je knagen. Waarom hebben we niet doorgezet? Had het niet zus of zo gekund?
Ja, het kan best zus of zo! Hier een aantal manieren om de activiteit toch door te laten gaan:
- Zet extra in op de werving. Haal al je creativiteit uit de kast om mensen te werven. Benader mensen persoonlijk, via via, via social media. Geef gratis kaarten weg, bedenk een lokkertje.
- Neem genoegen met minder deelnemers en maak je plan wat kleinschaliger. Huur bijvoorbeeld een kleinere zaal voor je bijeenkomst of zet er minder begeleiders op. Misschien is de activiteit met een kleiner aantal deelnemers net zo waardevol. Grote evenementen zijn ooit klein begonnen. Kwaliteit is belangrijker dan kwaliteit.
- Trek een eindsprint. In elk project komen tegenslagen voor. Dit is het moment om er een schepje bovenop te gooien en er voor te gaan vanuit een gezamenlijk commitment. Als het dan lukt is de voldoening extra groot.
- Zorg voor een plan B bij een weersafhankelijke activiteit.
En dan kan het zomaar zijn dat er maar drie mensen komen opdagen bij een ideeënbijeenkomst, maar dat die wel alle drie met een gaaf plan komen waar vervolgens veel meer mensen bij betrokken raken.
Of dat er maar tien mensen meedoen met de buurtactie om bloembollen te planten, terwijl er 300 buren zijn uitgenodigd, maar ze wel in een paar uurtjes 5.000 bollen weten te planten. En ze ook nog met een grote foto in de krant komen.
Of dat er opeens zoveel mensen meedoen met een crowdfunding actie dat het einddoel ruim wordt overschreden.
En dan nog een tip bij een lage opkomst. Val de mensen die er wél zijn niet lastig met jouw teleurgestelde verwachtingen. Zij zijn gekomen! Geweldig! Wat fijn dat je er bent!
Wat zijn jouw ervaringen met afblazen of door laten gaan? Heb jij creatieve manieren bedacht om iets toch door te laten gaan? Laat het weten in je reactie.
